Ein Formular besteht aus Sektionen, in denen sich die ausfüllbaren Felder befinden. In der Design-Ansicht werden diese Sektionen definiert und ihnen Felder zugewiesen. Das Verwenden von mehreren Sektionen ist für ein sehr einfaches Formular nicht unbedingt nötig. Diese werden vor allem dann gebraucht, wenn das Absenden des Formulars bedingt an bestimmten Eingaben erfolgen soll oder wenn Sie erweiterte Anwendungsfälle mit verschiedenen Frage-Antwort-Pfaden im Formular abbilden möchten.

Im Folgenden sehen Sie ein sehr einfaches Formular, das lediglich den Ticketinhaber auswählen lässt. Das Absenden ist auch erst dann möglich, wenn der Inhaber ausgewählt wurde.

Um Ihnen ein Gefühl für dieses Formular zu geben, folgt nun die Erklärung:

• Das Formular enthält eine Sektion, in der der Ticketinhaber gewählt wird. In den Einstellungen der Sektion - auf der rechten Seite - ist keine Aktion eingestellt. Zudem ist die erste Sektion immer sichtbar.
• Die zweite Sektion enthält keine weiteren Felder, ist jedoch in den Einstellungen mit zwei Dingen konfiguriert:
  1. Diese Sektion ist nur sichtbar, wenn ein Ticketinhaber in der ersten Sektion ausgewählt wurde. Hierfür wird die Bedingung Ticketinhaber ist nicht leer verwendet
  2. Diese Sektion hat als Aktion Ticket absenden und erlaubt somit das Beenden der Formulareingabe.

Hinweis: Der Name des Formulars wird in den Einstellungen vergeben. Dieser Name dient lediglich der Strukturierung in der Konfigurationsanwendung und wird den Anwendern beim Ausführen des Formulars nicht angezeigt. Um den Anwendern einen Titel anzuzeigen, wird ausschließlich der optionale Titel in der Design-Ansicht über den Sektionen verwendet.

Die primäre Aufgabe der Sektionen ist, bestimmte Feldgruppen ein- und auszublenden. Beim Absenden des Formulars werden nur Felder von Sektionen übertragen, die auch sichtbar sind. Eine Sektion besteht aus:

• Titel: Der optionale Titel wird zu Beginn einer Sektion angezeigt
• Sektionstext: Der optionale Sektionstext wird direkt über den Feldern der Sektion angezeigt.
• Felder: Eine Liste an Feldern, die im Formular ausgefüllt werden sollen.

Hinweis: Es können auch nur der Titel oder der Sektionstext in einer Sektion ohne Felder verwendet werden, z. B. um Hinweise zu geben. Umgekehrt sind natürlich auch nur Felder in einer Sektion zulässig.

Hinweis: Eine Sektion komplett ohne Felder und optionalen Text kann für das Absenden des Formulars verwendet werden. Dies gelingt, indem so eine Sektion z.B. ganz am Ende der Liste definiert wird. In Kombination mit Bedingungen kann erreicht werden, dass das Formular nur abgesendet werden kann, wenn bestimmte Eingaben getätigt wurden.

Felder repräsentieren alle Inhalte im Formular. Hierbei stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung, die je nach Formular-Typ zur Anwendung kommen können.

Dies sind all die Felder, die auch in Tickets eingestellt werden können. Ausgefüllte Ticket-Felder werden beim Versenden des Formulars automatisch in das neue Ticket übernommen, bzw. im bestehenden Ticket aktualisiert.

Hinweis: Das gleiche Ticketfeld kann in mehreren Sektionen verwendet werden, darf aber nicht doppelt in derselben Sektion vorkommen. Wenn das Ticket-Feld mehrfach verwendet wird, haben beide Felder immer den gleichen Wert. Es können jedoch unterschiedliche Standardwerte definiert werden, die beim sichtbar-Schalten der Sektion in das Feld übernommen werden.

Hinweis: Die globalen Pflichtfeld-Regeln können nicht umgangen werden. Wenn z.B. die Kategorie zwingend erforderlich ist, vom Formular aber nicht abgefragt werden soll, so kann man die Kategorie als verstecktes Feld fest belegen.

Dies sind eigens nur für dieses Formular definierte Felder. Der Wert dieser Felder kann in den Auftragstext bzw. den Text des Bearbeitungsschrittes übernommen werden. Ein benutzerdefiniertes Feld kann auch ausschließlich zur Steuerung des Formulars mit Bedingungen verwendet werden. Der Datentyp dieser Felder kann frei wählbar.

Hinweis: Benutzerdefinierte Felder sind im Gegensatz zu Ticketfeldern immer separate Felder, selbst wenn das Feld kopiert wurde und/oder die gleiche Bezeichnung hat.

Dies sind alle Felder, die ausschließlich beim Versenden von E-Mails verwendet werden. Diese Felder können daher nur verwendet werden, wenn das Formular ein Ticket ändert und die ausgeführte Aktion eine E-Mail sendet.

Wenn für Absender, Empfänger und E-Mail Betreff keine Standardwerte vorgegeben werden, dann wird der Standardwert aus dem zugehörigen Ticket übernommen.

Hinweis: E-Mail-Felder, die mehrfach im Formular vorkommen, verhalten sich unterschiedlich.

• Bei "Absender" und "E-Mail Betreff" gilt: der als letztes eingegebene Wert gewinnt. Es wird nicht empfohlen, diese Felder mehrfach zu verwenden, da dies zu Verwirrung führen kann.
• Bei "Empfänger", "CC" und "BCC" werden alle Werte jeweils zusammengeführt. So kann z.B. versteckt ein weiterer Empfänger fest vorgegeben werden.

Dies sind alle nicht direkt änderbaren Eigenschaften eines Tickets, die zu Informationszwecken mit im Formular angezeigt werden können. Es kann kein geänderter Wert für diese Felder durch das Formular übermittelt werden. Diese Felder können nur in Formularen verwendet werden, die ein Ticket ändern.

Zusätzlich zu den Feldern können rein optische Elemente hinzugefügt werden. Diese haben keine Auswirkung auf das Absenden des Formulars, sondern dienen dessen Gestaltung bzw. Verschönerung.

Folgende Elemente sind verfügbar:

• Text: beliebig formatierter Text, ohne Anlagen oder Bilder.
• Linie: eine horizontale Trennlinie.
• Leerzeile: eine leere Zeile, um einen Abstand zwischen anderen Elementen zu bekommen.
• Bild: ein beliebiges Bild.
• Link: eine Verlinkung auf eine andere Seite, die sich in einem neuen Fenster öffnet.

• Bezeichnung: Text, der vor dem Feld angezeigt wird. Dies ist auch der Name für das Feld in Bedingungen und Meldungen.
• Es kann gewählt werden, wie mit der Bezeichnung im Formular verfahren werden soll.
  • Bezeichnung anzeigen: Die Bezeichnung wird vor dem Feld angezeigt.
  • Bezeichnung ausblenden: Die Bezeichnung wird nicht angezeigt und das Feld kann die gesamte Breite ausnutzen.
  • Bezeichnung ausblenden, aber leeren Platz behalten: Die Bezeichnung wird nicht angezeigt, aber der Platz dafür bleibt reserviert. Dies ist sinnvoll, wenn das Feld mit anderen Feldern bündig bleiben soll.
• Sichtbarkeit: Ob das Feld normal bearbeitbar, schreibgeschützt oder versteckt werden soll. Schreibgeschützte oder versteckte Felder dienen der Übertragung von internen Informationen für das Ticket. Ein Beispiel ist der Betreff der Anfrage, die nach dem Absenden des Formulars gestellt wird: mit einem versteckten Betreff kann der Betreff vordefiniert, aber nicht vom ausfüllenden Benutzer angepasst werden. Ein Ticket-Feld kann mehrfach im Formular mit unterschiedlichen Sichtbarkeiten enthalten sein.
• Standardwert anpassen: Diese Option gilt nur für Ticket- und E-Mail-Felder. Ist die Option aktiviert, kann ein gesonderter Standardwert für dieses Feld gesetzt werden, und dieser überschreibt einen möglichen Standardwert aus der Konfiguration. Wenn der Standardwert nicht angepasst wird, dann gilt der Standardwert aus der Konfiguration bzw. dem Ticket. Es ist zu beachten, dass, wenn in der Konfiguration ein Standardwert definiert ist, aber im Formular kein Wert gesetzt wird, egal ob mit leerem Standardwert oder nicht, automatisch der Standardwert der Konfiguration greift.
• Standardwert: Der Standardwert des Feldes in diesem Formular.
• Platzhalter: Der Platzhalter wird in den Eingabefeldern als Hinweis zu diesem Feld hinterlegt.
• Pflichtfeld: Dieses Feld muss mit einem Wert versehen werden. Es ist zu beachten, dass Ticket-Felder, die per Konfiguration bereits Pflichtfelder sind, nicht davon entbunden werden können. Das Absenden eines Formulars mit einem Pflichtfeld führt sonst zu einer Eingabeaufforderung.
• Bei der Ticketerstellung im Anfragetext aufnehmen: Für benutzerdefinierte Felder wird hiermit gesteuert, ob dieses Feld beim Absenden des Formulars im Ticket enthalten sein soll. Auch hier gilt, dass Felder, die z.B. nur für weitere Bedingungen dienen, nicht in die Anfrage übernommen werden müssen.
• Inkl. Bezeichnung: Ob die Bezeichnung des Feldes bei Übernahme in den Anfragetext angezeigt werden soll, oder ob der Feldinhalt die gesamte Breite nutzen kann.

Hinweis: Das Ticket-Feld Ticketinhaber bedarf aus Datenschutzgründen einer gesonderten Behandlung. Wenn sich dieses Formular in einem öffentlichen Ordner befindet, dann muss das Ticketinhaber-Feld schreibgeschützt oder versteckt sein. Wenn das Formular von einem Benutzer ausgeführt wird, der keine Benutzer auflisten darf (Berechtigung Benutzer und Gruppen auflisten fehlt), dann wird das Ticketinhaber-Feld automatisch deaktiviert und stellt automatisch immer den aktuellen Benutzer als ausgewählten Ticketinhaber ein. (Ein ggf. eingestellter Standardwert wird angewendet. Wenn das Formular ein Ticket ändert, wird der aktuelle Ticketinhaber des Tickets vorausgewählt.) Dies gilt auch für die E-Mail-Felder Empfänger, CC und BCC.

Auf der rechten Seite befinden sich allgemeine Einstellungen für das Formular, sowie Einstellungen für jede im Formular hinzugefügte Sektion. Somit kann man im Design und in den Einstellungen gleichzeitig an verschiedenen Einstellungen arbeiten und z.B. Einstellungen an einer in der Liste deutlich weiter oben oder unten befindlichen Sektion arbeiten, als in der Design-Ansicht. Die Einstellungen bleiben zudem auch während der Vorschau bestehen und könnten dynamisch verändert werden. Man sieht dann sofort den Effekt im finalen Formular.

• Name: Der Name des Formulars. Dieser wird in der Liste der Formulare der Konfiguration oder zur Auswahl stehenden Formulare in der Ticketsanwenung genutzt. Dies ist nicht der Formular-Titel.
• Formulartyp: Formulare können Tickets erstellen, bestehende Tickets modifizieren oder die Aufgaben zu weiteren Verarbeitung benachrichtigen. Je nach Typ sind andere Optionen möglich.
• Absenden-Button: Die Beschriftung des Absenden-Buttons im Formular kann hier konfiguriert werden.
• Formular-URL: Die URL und eine Schaltfläche zum Kopieren und Teilen der Formular-URL.
• Auf der Startseite anzeigen: Aktivieren Sie diese Checkbox, um das Formular auf der Startseite des Servers anzuzeigen.
• Link Name: Der Name des Formulars, wenn es auf der Startseite angezeigt wird.
• Link-Beschreibung: Ein längerer Beschreibungstext, der zusätzlich zum Namen angezeigt wird.
• Formular-Logo verwenden: Ein Kontrollkästchen, das angezeigt wird, wenn ein Logo festgelegt ist. Wenn es aktiviert ist, wird das Logo auch für die Startseite verwendet.

Für jede Sektion können Bedingungen definiert werden, wann diese Sektion sichtbar wird. Beispielsweise ist die Auswahl eines bestimmten Wertes eines Feldes nötig, damit darauf aufbauende Felder angezeigt werden.

Die möglichen Operatoren variieren je nach Datentyp des gewählten Feldes. Das Feld einer Bedingung muss in einer vorherigen Sektion enthalten sein, damit es referenziert werden kann. Bedingungen können vielfältig als UND- und ODER-Bedingungen zusammengesetzt werden. Mithilfe der Vorschau lässt sich überprüfen, ob die Bedingungen für einzelne Sektionen korrekt greifen.

Hinweis: Für Felder vom Typ Anlagen wird bei Bedingungen die Anzahl der hochgeladenen Dateien verwendet.

Hinweis: Um ein Ticket-Feld als Bedingung zu referenzieren, das eigentlich erst zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt werden soll, kann in einer vorherigen Sektion dieses Feld versteckt eingefügt werden. Dadurch, dass die Ticket-Felder eineindeutig anhand ihrer Schlüssel sind, enthalten diese immer den gleichen Inhalt. Mit benutzerdefinierten Feldern ist dies nicht möglich.

Formulare, die ein bestehendes Ticket modifizieren, können auch Bedingungen definieren, die sich auf das zugrunde liegende Ticket beziehen. Dazu muss bei der Bedingung ein Ticket-Feld, erkennbar am Ticket-Icon, gewählt werden. Die Bedingung bezieht sich ausschließlich auf den Wert im Ticket, nicht auf den Wert im Formular, falls dasselbe Ticket-Feld verwendet wird.

Diese Art der Bedingungen ermöglicht je nach Stand und Einstellungen des Tickets im Formular, andere Daten abzufragen oder auch die Ausführung des Formulars zu verhindern, indem beispielsweise nur eine Sektion mit einer Meldung angezeigt wird.

Eine Aktion erlaubt das Absenden des Formulars, d. h., der Button Absenden wird verfügbar geschaltet. Je nach Formular wird ein neues Ticket erstellt oder ein bestehendes Ticket modifiziert. Sektionen mit Aktion werden durch eine Zielflagge markiert. Optional kann ein Bestätigungstext eingestellt werden, der nach dem Absenden dem Anwender angezeigt wird.

Wenn das Formular Tickets modifiziert, dann kann eine Ticket-Aktion ausgewählt werden, die auf das Ticket ausgeführt wird. Hierbei gilt:

• Wenn Formular anwenden gewählt ist, entsteht nur ein Bearbeitungsschritt im Ticket, andernfalls entstehen zwei.
• Die benötigten Berechtigungen zum Ausführen der Aktionen werden beim Absenden des Formulars ignoriert.
• Der Zustand des zugrunde liegenden Tickets wird ganz normal beachtet, es kann beispielsweise kein geschlossenes Ticket autorisiert werden.
• Die Aktion Ticket bewerten kann auf offene sowie geschlossene Tickets angewendet werden.
• Wenn die Aktion nur unter bestimmten Bedingungen ausgeführt werden kann, so muss diese Anforderung auch durch das Formular erfüllt sein, z.B. wenn die Aktion Text erfordert, muss mindestens ein Formularfeld mit in den Bearbeitungsschritt übernommen werden. Ist eine Ressource erforderlich, z.B. beim Weiterleiten oder Autorisieren, so muss, zumindest versteckt, eine Ressource mitgeliefert werden.
• Bei der Verwendung des Zeitaufwands: Der Zeitaufwand kann nur eingetragen werden, wenn das Formular in der Ticketanwendung ausgeführt wird. In diesem Fall muss der Aufwand auch eingetragen werden, wenn der Aufwand als erforderlich konfiguriert ist. Bei der Übermittlung des Formulars über einen Link ist der Aufwand nie erforderlich und kann somit auch nicht eingetragen werden.
• Wenn das Formular eine E-Mail senden soll, dann muss die Aktion "E-Mail senden" (oder eine beliebige andere Aktion mit Folgestatus "E-Mail versendet" (211)) ausgewählt werden. Es wird durch das Formular genau diese Aktion ausgeführt, so als wenn ein Bearbeiter selbst diese Aktion ausgeführt hätte.
  • Es muss im Formular der Absender, ein E-Mail-Betreff und mindestens ein Empfänger enthalten sein.
  • Diese Felder können auch versteckt oder schreibgeschützt vorgegeben werden. Die Felder Empfänger (AN), CC und BCC können mehrfach im Formular vorkommen und beim Absenden wird der Inhalt aller Felder übernommen.
  • Wenn kein Standardwert für Sender und Empfänger im Formular hinterlegt ist, dann wird automatisch aus dem Ticket der standardmäßige Sender und Empfänger übernommen. Dies funktioniert nicht in öffentlichen Formularen.
  • Der Text der E-Mail ist wie bei anderen Aktionen auch der Text des Bearbeitungsschrittes, welcher aus allen Feldern des Formulars zusammengesetzt wird, die in den Bearbeitungstext übernommen werden sollen.
  • Wenn der Formular öffentlich freigegeben ist, dann muss der Absender sowie der Empfänger im Formular fest vorgegeben sein, weil eine Auswahl an internen Benutzern nicht öffentlich sein kann.

Hinweis: Wenn eine Sektion eine Aktion enthält und im Formular angezeigt wird, so werden alle nachfolgenden Sektionen ausgeblendet und müssen nicht ausgefüllt werden.

Hinweis: Es können mehrere Sektionen als Ende-Sektion eingestellt werden, solange mittels Bedingung nur eine sichtbar ist. Somit können verschiedene Pfade im Formular abgebildet werden.

Das Formular kann mit der Vorschau so angezeigt werden, wie es während der tatsächlichen Ausführung aussehen würde. Es können beispielhaft Werte eingegeben werden, um das Formular und vor allem das Ein- und Ausblenden der Sektionen zu testen.

Wenn das Formular Tickets modifiziert und Bedingungen auf Felder des zugrunde liegenden Tickets definiert sind, dann erscheint im oberen Bereich eine zusätzliche Sektion. Hier können die aktuellen Werte des zugrunde liegenden Tickets simuliert und die Bedingungen des Formulars ausgetestet werden.

Zusätzlich wird eine Sektionsübersicht zur Analyse angezeigt, in der zu sehen ist, welche Sektionen eingeblendet werden. Hier sieht man auch den Grund dafür, warum Sektionen gegebenenfalls nicht angezeigt werden.

Hinweis: Beim Klick auf Absenden wird kein Ticket angelegt, aber es werden alle Pflichtfelder des Formulars geprüft. Es können jedoch keine globalen, außerhalb des Formulars hinterlegten Regeln für die Ticketerstellung überprüft werden. Wenn etwa ein Endanwender im i-net HelpDesk zur Eingabe einer Kennung verpflichtet ist - Pflichtfeld global im i-net HelpDesk, aber im Formular ist die Kennung kein Pflichtfeld, dann wird in der Vorschau bei fehlender Kennung für das Absenden kein Fehler angezeigt. Bei der echten Ausführung wird ein Endanwender die Fehlermeldung für die fehlende Kennung erhalten.