Die Konfiguration eines Benutzerdatenimports ist ein Prozess, der durch einen Assistenten unterstützt wird und daher sehr intuitiv erfolgt. Im Folgenden werden einige Optionen und deren Wirkung erklärt.

• Alle Benutzer importieren, im i-net HelpDesk nicht vorhandene Benutzer werden angelegt: Erforderlich, wenn neue Benutzer importiert werden sollen.

• Fehlende Benutzer in der Verbindung führen zur Deaktivierung dieser Konten im i-net HelpDesk: Sinnvoll, wenn in der Datenquelle gelöschte oder deaktivierte Konten im i-net HelpDesk ebenfalls deaktiviert werden sollen. Deaktivierte Benutzer finden keine Berücksichtigung bei einer Lizenzierung nach "Anzahl der Gesamt-Benutzer" im i-net HelpDesk.
  • Wichtig: Tickets von deaktivierten Benutzern bleiben erhalten und sind weiterhin diesen Konten zugeordnet. Man kann für deaktivierte Benutzer nur keine neuen Tickets anlegen.
  • Hinweis: Deaktiviert werden nur Benutzer, die über diesen Import im i-net HelpDesk angelegt wurden. Alle anderen Benutzer, egal ob manuell erstellt oder über einen weiteren Import entstanden, bleiben unverändert.

• Benutzer mit Supporterrechten dürfen ebenfalls deaktiviert werden: Diese Option sollte nur genau dann aktiviert werden, wenn absolut sicher ist, dass sämtliche in der Verbindung nicht mehr gefundenen Konten einschließlich Supporterkonten im i-net HelpDesk deaktiviert werden sollen.

• Benutzer in der Verbindung dürfen Benutzer im i-net HelpDesk reaktivieren, falls sie nicht gesperrt sind: Mit dieser Option wird ermöglicht, dass Benutzer im i-net HelpDesk reaktiviert werden. Dies erlaubt einen 1:1 Abgleich der Datenquelle mit den Benutzerdaten im i-net HelpDesk, wenn alle zuvor genannten Optionen ebenfalls aktiv sind.
  • Hinweis: Eine wichtige Ausnahme zur Reaktiverung ist der Sperrvermerk. Wurde ein Sperrvermerk für einen Benutzer im i-net HelpDesk gesetzt, greift die Option der Reaktivierung nicht. Der Grund dafür ist, dass, aus DSGVO-Gründen, ein gesperrter Account bis nach einer manuellen Überprüfung nicht verändert werden darf.

• Einschränken auf Benutzer die in der Adressliste enthalten sind: Im Microsoft Active Directory wurde das Benutzer-Attribut msExchHideFromAddressLists erkannt. Damit soll verhindert werden, dass bestimmte Benutzer-Accounts in den Adressbüchern angezeigt werden. Durch Deaktivieren der Option können auch diese Einträge aus dem AD importiert werden.

Das Anpassen der Benutzerdaten kann, im Anschluss an den Import, entweder in der Anwendung Benutzer und Gruppen oder bei den Benutzerkonten in der Wartungs-Anwendung erfolgen. Gerade beim Import einer größeren Benutzerdatenbank, z.B. aus LDAP, ist das Ändern von Benutzerfelder, wie z.B. dem Standard-Ort, mit Hilfe der Wartungs-Anwendung komfortabel zu erledigen.

Beispiel: Sie haben via LDAP-Import mehrere hundert Benutzer sowie deren Abteilungen importiert. Nach dem LDAP-Import haben alle Benutzer als Standard-Ort "Antonplatz". Jetzt filtern Sie in der Wartungs-Anwendung → Benutzerkonten nach der Abteilung z.B. "Personal". Den gefundenen Benutzern weisen Sie den neuen Ort z.B. "Zeppelinstrasse" zu. Genauso können Sie nach allen Benutzern mit dem Ort "Zeppelinstrasse" filtern. Die gefundenen Benutzer weisen Sie der Benutzerklasse "Personal" zu.

In der i-net HelpDesk gibt es keine direkte Möglichkeit, importierte Benutzer bestimmten Benutzergruppen zuzuordnen. Sie können jedoch mit den Windows- oder LDAP-Anmeldetypen Authentifizierungsgruppen aus dem AD in der i-net HelpDesk anlegen. Wenn sich die importierten Benutzer anmelden, werden die Benutzergruppen durch die Anmeldung ermittelt und den Benutzern automatisch zugewiesen.