E-Mail-Vorlagen

Die Konfiguration der E-Mail-Vorlagen ermöglicht es Benutzern mit der Berechtigung Server-Administration, Vorlagen-Sets für Auto-E-Mails zu erstellen und zu verwalten. Der INETAPP-Server verwendet diese, wenn er Auto-E-Mails an Benutzer versendet. Sowohl vordefinierte, als auch eigene Vorlagen können im E-Mail-Konto-Dialog der Posteingangsserverkonfiguration oder über JavaScript Trigger zum Versenden ausgewählt werden.

Die Konfiguration erlaubt es, mehrere Vorlagen-Sets zu erstellen und diese individuell in mehrere Sprachen zu übersetzen. Wann immer eine Vorlage nicht in einem Set enthalten ist oder in der gesetzten Sprache vorhanden ist, wird die Standardvorlage verwendet. Die Pflege mehrerer Vorlagen-Sets hat den Vorteil, dass z.B. schnell zu einem Set gewechselt werden kann, ohne das Standardvorlagenset zu verändern. Sets können manuell oder während der Ausführung von JavaScript Triggern ausgewählt werden. Die Vorlagensprache wird ebenfalls im JavaScript-Trigger ausgewählt.

Die Oberfläche bietet zwei Konfigurationsabschnitte:

E-Mail-Sendeoptionen

Dieser Abschnitt erlaubt das Einrichten folgender Optionen:

  • Vorlagen-Set der Auto-E-Mails: das Set, das standardmäßig verwendet werden soll
  • Format der Auto-E-Mails: das Format, das für den Versand von E-Mails verwendet wird
  • Reihenfolge der Bearbeitungsschritte: die Reihenfolge, in der die Bearbeitungsschritte in einer Vorlage eingefügt werden sollen, wenn diese den Platzhalter {subtemplate} enthält. Die E-Mail enthält dann die gesamte Historie des Tickets in der angegebenen Reihenfolge. Siehe hier.
  • Auto-E-Mails auch für eigene Ticket-Aktionen an den Supporter senden: Mit dieser Option werden standardmäßig auch Auto-E-Mails an Supporter gesendet, wenn sie aufgrund einer Ticket-Aktion normalerweise keine E-Mail erhalten würden. Dies kann unerwünscht sein, wenn Benachrichtigungs-E-Mails nur über die Änderungen anderer Benutzer wichtig sind. In diesem Fall sollte die Checkbox deaktiviert werden.
    • Beispiel: Ein Benutzer mit Zugriff auf Ressourcen und der Dispatcher-Rolle erstellt ein Eigenes neues Ticket und weist es einer Ressource zu, die seine eigene E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail" enthält. In diesem Fall wird während der Ticket-Aktion "Autorisierung einer Anfrage" weder eine automatische E-Mail an den Benutzer noch an die E-Mail-Adresse der Ressource gesendet. Alle anderen E-Mail-Empfänger in der Ressource erhalten dagegen eine Auto-E-Mail mit der Information, dass es ein neues Ticket in der Ressource gibt.
    • Beispiel: Ein Benutzer mit Schreibzugriff auf Ressourcen leitet ein Ticket manuell weiter, z.B. von einer "Pool-Ressource" an seine "benannte Ressource". Im E-Mail-Feld der "benannten Ressource" stehen die Adressen dieses Benutzers und eines Kollegen. Wenn in den Auto-E-Mail-Einstellungen die Checkbox "Weiterleitung eines bestehenden Tickets" aktiviert ist, dann erhält der Benutzer keine Auto-E-Mail, sein Kollege aber schon.

Hinweis: Änderungen an den Optionen müssen über die Schaltfläche Einstellungen speichern am Ende des Abschnitts übernommen werden.

E-Mail-Vorlage-Definition

Der Abschnitt E-Mail-Vorlage-Definition ermöglicht Folgendes:

  • Auswahl des Vorlagen-Sets, das geändert werden soll. Vorausgewählt ist das derzeit aktive Set
  • Auswahl der Vorlagen-Sprache, die geändert werden soll
  • Eine Liste von E-Mail-Vorlagen und deren Ersatzdefinition, wenn dieses Set eine Vorlage noch nicht enthält

Die Liste der Vorlagen besteht aus einer Liste mit benutzerdefinierten- und vordefinierten E-Mail-Vorlagen. Gegebenenfalls werden einzelne Vorlagen abgegraut dargestellt, was bedeutet, dass die Vorlage aus dem Set Standard verwendet wird. Eine Vorlagen-Zeile besteht aus dem Namen und dem optionalen Schlüssel des Templates, ob ein HTML und KLARTEXT Inhalt definiert wurde und einem Menü, um eine Aktion auf dem Template durchzuführen.

Hinweis: Der Schlüssel einer Vorlagenzeile, der Text in Klammern, entspricht den Kurznamen in der Typbeschreibung für Auto-Emails.

Erstellen neuer Vorlagen

Neue Vorlagen in einem Set können mit dem Eintrag Standardvorlage kopieren... aus dem Menü eines Vorlageneintrags erstellt werden. Diese Aktion kopiert die ursprüngliche Vorlage in dieses Set und öffnet den Bearbeitungsdialog.

Weitere benutzerdefinierte Vorlagen können über die Schaltfläche Vorlage hinzufügen unten rechts erstellt werden. Sie können, z.B. im E-Mail-Konto-Dialog der Posteingangsserverkonfiguration oder über JavaScript Trigger, zum Versenden ausgewählt werden.